Akredite bir kalibrasyon laboratuvarı için yazılım seçimi, sıradan bir program tercihi değil; doğrudan TÜRKAK uyumluluğunu, denetim performansını ve günlük iş hızını belirleyen stratejik bir karardır. Piyasadaki birçok yazılım "TÜRKAK uyumlu" iddiasıyla anlatılır; oysa gerçek uyumluluk, sertifikayı TÜRKAK'ın resmi sistemlerine doğrudan işleyebilmekle ölçülür.
Bu rehberde TÜRKAK uyumluluğunun teknik olarak ne anlama geldiğini, ASİST ve TBDS entegrasyonunun neden vazgeçilmez olduğunu ve turkak kalibrasyon yazılımı seçerken bakmanız gereken 10 somut kriteri ele alıyoruz. Konunun temeli için kalibrasyon nedir ve TÜRKAK akreditasyon süreci yazılarımız da yol gösterici olacaktır.
TÜRKAK Uyumlu Yazılım Ne Demek? (ASİST, TBDS, R20.18)
TÜRKAK uyumlu kalibrasyon yazılımı, akredite laboratuvarın belge süreçlerini TÜRKAK'ın resmi sistemleriyle gerçek bir entegrasyon üzerinden yürüten yazılımdır. Burada üç kavram öne çıkar:
- ASİST: TÜRKAK'ın akreditasyon ve belge işlemlerini yönettiği resmi sistem. Sertifikanın oluşturulması, taslaktan aktife geçirilmesi ve rezerve numara işlemleri bu sistem üzerinden yürür.
- TBDS: TÜRKAK Belge Doğrulama Sistemi. QR kodlu sertifikaların gerçekliğinin ve geçerliliğinin doğrulandığı sistemdir. Ayrıntılar için TÜRKAK Belge Doğrulama Sistemi (TBDS) yazımıza göz atabilirsiniz.
- Akreditasyon kuralları: Laboratuvarın yetkinliği ISO/IEC 17025 standardı ve TÜRKAK'ın ilgili rehber dokümanları çerçevesinde değerlendirilir; sertifikadaki ölçüm belirsizliği beyanı da bu kapsamın bir parçasıdır.
Asıl ayrım şudur: Bir yazılımın TÜRKAK logolu çıktı üretmesi onu "uyumlu" yapmaz. Gerçek uyumluluk, sertifikayı doğrudan TÜRKAK sistemine işleyebilmek; QR ve etiket numarasını resmi kaynaktan üretebilmek demektir. Kalibranet tam olarak bunu yapar: gerçek ASİST/TBDS API entegrasyonu ile sertifika oluşturma, QR üretimi/indirme ve taslaktan aktif sertifikaya geçişi sistem üzerinden yönetir.
TBDS Belge Doğrulama Sistemi Entegrasyonu Neden Şart?
Bir sertifikanın değeri, üçüncü tarafların onu güvenle doğrulayabilmesiyle ölçülür. TBDS entegrasyonu bu doğrulanabilirliği otomatikleştirir; manuel kopyalama ve dosya yönetimine bağlı hata riskini ortadan kaldırır. Kalibrasyon sertifikasının yapısını ve hangi alanların doğrulandığını kalibrasyon sertifikası nasıl okunur yazısında inceleyebilirsiniz.
QR Kod Üretimi ve Etiket Numarası (CertificationBodyDocumentNumber)
Akredite her sertifikanın doğrulanabilir bir QR koduna ve TBDS etiket numarasına ihtiyacı vardır. Entegre yazılımda bu QR kodu TÜRKAK sisteminden üretilip indirilir; etiket numarası ise belge ile sisteme kaydedilir. Kalibranet, QR üretimini ve indirilmesini doğrudan sistem üzerinden gerçekleştirir; ayrıca toplu QR çekme özelliğiyle yüzlerce sertifikanın QR kodunu tek seferde üretip arşivler. Bu, yıl sonu ya da denetim öncesi biriken belge yükünü saatlerden dakikalara indirir.
Taslak Sertifikadan Aktif Sertifikaya Geçiş
TÜRKAK sürecinde sertifika genellikle önce taslak olarak oluşur, kontrol edilir ve ardından aktif duruma alınır. Manuel akışta bu adım tek tek, elle yürütülür ve gözden kaçan taslaklar denetimde sorun yaratır. Kalibranet bu geçişi sistem üzerinden yönetir; üstelik "TÜRKAK Bekleyenler" ekranı tüm taslakları tek sayfada toplar ve toplu aktif etme imkânı sunar. Böylece "aktif edilmeyi bekleyen taslak" kör noktası kapanır; hangi belgenin hangi aşamada olduğu tek bakışta görünür.
Rezerve Sertifika Numarası Nedir?
Rezerve sertifika numarası, TÜRKAK'tan kalibrasyon tamamlanmadan önce erken alınan sertifika numarasıdır. Çoğu yazılım numarayı ancak süreç bittikten sonra alabilirken, Kalibranet TÜRKAK'tan erken/rezerve sertifika numarası alabilir. Bunun pratik faydaları nettir:
- Etiketleme ve raporlama, süreç tamamlanmadan hazırlanabilir.
- Planlama baştan netleşir; son anda numara beklenerek oluşan tıkanmalar önlenir.
- Yoğun dönemlerde belge akışı kesintisiz sürer.
Bu özellik, doğru kurgulanmış bir kalibrasyon periyodu planlamasıyla birleştiğinde, laboratuvarın iş yükünü dönem boyunca dengeli dağıtmasını sağlar.
Yazılım Seçerken Bakılacak 10 Kriter
Akredite bir laboratuvar için doğru yazılımı seçerken aşağıdaki kriterleri bir kontrol listesi gibi kullanabilirsiniz:
- 1. Gerçek ASİST/TBDS API entegrasyonu: Sertifika oluşturma, QR üretimi/indirme ve taslak-aktif geçiş resmi sistemle entegre mi, yoksa sadece "TÜRKAK formatında" çıktı mı veriyor?
- 2. Rezerve sertifika numarası: Yazılım, TÜRKAK'tan erken/rezerve numara alabiliyor mu?
- 3. QR ve etiket numarası yönetimi: QR kodu sistemden üretilip indiriliyor, TBDS etiket numarası belgeye işleniyor mu? Toplu QR çekme var mı?
- 4. Uçtan uca tek akış: Teklif → kalibrasyon → TÜRKAK sertifikası → e-Fatura aynı sistemde mi yürüyor? Aynı veriyi farklı programlara mükerrer girmek gerekiyor mu?
- 5. e-Fatura/e-Arşiv yeteneği: MySoft gibi bir entegratörle e-Fatura/e-Arşiv kesilebiliyor; tevkifat hesabı, cari/vergi dairesi/mükellef kontrolü ve GİB'e imzalı gönderim destekleniyor mu?
- 6. Bulut (SaaS) erişimi: Kurulumsuz, web tabanlı, internetin olduğu her yerden ve her cihazdan 7/24 erişim mümkün mü?
- 7. Endüstri + biyomedikal tek panel: İki kalibrasyon hattı tek panelde yönetilebiliyor; cihaza özel Excel ölçüm şablonları destekleniyor mu? Biyomedikal kalibrasyon ihtiyaçlarınız varsa bu kritiktir.
- 8. Denetime hazırlık kontrolleri: Personel ve referans cihaz bazlı günlük kalibrasyon limitleri, denetime hazır kayıt yapısı var mı? Denetime hazırlık açısından bunlar fark yaratır.
- 9. Yetki ve izlenebilirlik: Çoklu firma/şube (multi-tenant), departman bazlı yetkiler ve tam işlem izlenebilirliği (audit) sağlanıyor mu?
- 10. Otomasyon ve hatırlatma: "TÜRKAK Bekleyenler" ile toplu aktif etme, toplu QR çekme ve otomatik hatırlatmalar gibi tekrar eden işleri otomatikleştiren özellikler mevcut mu?
Bu on kriterin tamamını tek çatı altında karşılayan bir yazılım, yalnızca "TÜRKAK uyumlu" olmakla kalmaz; laboratuvarın günlük operasyonunu hızlandırır. Kalibranet'in karşıladığı maddeleri tüm özellikler ve uçtan uca süreç akışı sayfalarında somut olarak görebilirsiniz.
TÜRKAK uyumluluğunun gerçek ölçüsü, ekranda görünen logo değil; sertifikanın resmi sisteme doğrudan işlenip QR ve etiket numarasının kaynağından üretilebilmesidir.
Manuel ASİST Portalı ile Entegre Yazılım Farkı
Birçok laboratuvar sertifika işlemlerini hâlâ manuel olarak ASİST portalı üzerinden yürütür ve veriyi ayrı tablolara, ayrı faturalama programlarına tekrar girer. Bu yaklaşım belirli bir ölçeğe kadar işler; ancak belge sayısı arttıkça yük katlanır.
Manuel akışta her sertifika tek tek oluşturulur, her QR tek tek indirilir, her etiket numarası elle kopyalanır ve her belge ayrı arşivlenir. Aynı müşteri ve cihaz bilgisi; teklifte, sertifikada ve faturada yeniden girilir. Bu da hem zaman kaybı hem de tutarsızlık riski demektir.
Entegre bir yazılımda ise akış tek seferde kurulur ve uçtan uca ilerler:
- Sertifika oluşturma, QR üretimi/indirme ve taslaktan aktif geçiş tek akışta otomatikleşir.
- Toplu QR çekme ve "TÜRKAK Bekleyenler" ile toplu aktif etme, yüzlerce belgeyi tek seferde yönetir.
- Teklif, kalibrasyon, TÜRKAK sertifikası ve e-Fatura aynı veriyle ilerlediği için mükerrer giriş ortadan kalkar.
- Tevkifat hesabı, cari ile vergi dairesi ve mükellef kontrolü otomatik yapılır; fatura imzalı olarak GİB'e gönderilir.
- Otomatik hatırlatmalar ve denetime hazır kayıt yapısı, tetkik öncesi yükü baştan azaltır.
Kısacası manuel portal "yapılabilir" olanı sunar; entegre yazılım ise "ölçeklenebilir ve hatasız" olanı. Akredite kalibrasyon pazarının büyüyen yapısı içinde bu fark giderek belirginleşiyor; sektörün genel görünümü için akredite kalibrasyon sektörü 2025 ve kalibrasyonda dijitalleşme ve sürdürülebilirlik yazılarımız fikir verir.
Tüm bu yetenekleri tek bir kurulumsuz, bulut tabanlı yazılımda birleştirmek isteyen laboratuvarlar için Kalibranet; teklif, kalibrasyon, TÜRKAK sertifikasyonu, raporlama ve e-Faturayı tek ekranda buluşturur. Genel bir bakış için kalibrasyon takip yazılımı yazımızı da okuyabilirsiniz.