Akreditasyon denetimi, çoğu laboratuvar için stresli bir döneme dönüşür. Oysa denetim, aslında her gün düzenli tutulan kayıtların gözden geçirilmesinden ibarettir. İyi bir altyapıyla denetim, bir maraton değil; hazır bir dosyanın sunumu olur.
Denetim Neyi Kontrol Eder?
Denetçiler temelde laboratuvarın, beyan ettiği gibi çalışıp çalışmadığını doğrular: kayıtların izlenebilirliği, referans cihazların durumu, personelin yetkinliği ve süreçlerin tutarlılığı. Beklenmedik bir "sınav" değil; sistemin günlük işleyişinin kanıtlanmasıdır.
Hazırlık Adımları
Sağlam bir denetim hazırlığı şu adımları içerir:
- Kayıtları güncel tutun: Tüm kalibrasyonların eksiksiz ve tarihli olduğundan emin olun.
- Sertifikalara hızlı erişin: İstenen herhangi bir sertifikaya saniyeler içinde ulaşabilin.
- Referans cihazları kontrol edin: Kendi kalibrasyonlarının ve izlenebilirliklerinin güncel olduğunu doğrulayın.
- Personel kayıtlarını gözden geçirin: Yetki ve görev tanımlarının net olduğundan emin olun.
- Periyotları denetleyin: Süresi geçmiş veya yaklaşan kalibrasyonları önceden tespit edin.
Denetim Öncesi Hızlı Kontrol Listesi
Yukarıdaki adımları somutlaştırmak için, denetimden hemen önce şu başlıkları tek tek işaretlemek son dakika sürprizlerini büyük ölçüde önler:
- Güncel ve tarihli doküman seti (prosedürler, talimatlar),
- Referans cihazların izlenebilirlik sertifikalarının geçerliliği,
- Kalibre edilen her ölçüm büyüklüğü için belirsizlik hesabının hazır olması,
- Geçmiş düzeltici faaliyet kayıtlarının kapatılmış olması,
- Çevre şartlarının (sıcaklık, nem) kayıtlarının sürekliliği,
- Cihaz kimliği ile sertifikaların birebir eşleşmesi.
Sık Karşılaşılan Eksiklikler
- Bulunamayan veya eksik sertifikalar,
- İzlenebilirliği güncel olmayan referans cihazlar,
- Kim tarafından yapıldığı belirsiz kayıtlar,
- Süresi geçmiş kalibrasyonların fark edilmemesi,
- Günlük kapasite sınırlarının aşılması.
Personel ve Cihaz Kontrolleri
Denetimlerde dikkat çeken bir konu da kapasitedir: bir personelin ya da bir referans cihazın günde gerçekçi olarak kaç kalibrasyon yapabileceği. Denetçiler, beyan edilen iş hacminin fiziksel olarak mümkün olup olmadığını sorgulayabilir. Bu nedenle personel ve referans cihaz başına günlük kalibrasyon limitlerinin tanımlı ve kontrol altında olması önemlidir.
Denetime hazırlık, denetimden bir hafta önce başlamaz; her gün düzenli tutulan kayıtlarla zaten tamamlanmıştır.
Dijital Sistemle Denetime Hazır Olmak
Kalibranet, denetime sürekli hazır olmayı kolaylaştırır: sertifikalar aranabilir bir arşivde toplanır, her kayıtta kimin işlem yaptığı ve tarihi tutulur, yaklaşan ve geçmiş kalibrasyonlar net görünür. Ayrıca personel ve referans cihaz için günlük kalibrasyon limitleri tanımlanır; limit aşımı otomatik engellenerek hem hatalar hem de denetimde sorun yaratacak tutarsızlıklar önlenir.
Böylece denetim günü, kayıtları toplamaya çalışmakla değil; hazır olan sistemi sunmakla geçer.