Akreditasyon denetimi, çoğu laboratuvar için stresli bir döneme dönüşür. Oysa denetim, aslında her gün düzenli tutulan kayıtların gözden geçirilmesinden ibarettir. İyi bir altyapıyla denetim, bir maraton değil; hazır bir dosyanın sunumu olur.
Denetim Neyi Kontrol Eder?
Denetçiler temelde laboratuvarın, beyan ettiği gibi çalışıp çalışmadığını doğrular: kayıtların izlenebilirliği, referans cihazların durumu, personelin yetkinliği ve süreçlerin tutarlılığı. Beklenmedik bir "sınav" değil; sistemin günlük işleyişinin kanıtlanmasıdır. Bu doğrulamanın temelinde izlenebilirlik vardır: her kaydın kim tarafından, ne zaman oluşturulduğu ve hangi referans cihaza dayandığı net olmalıdır. ISO/IEC 17025 gereklilikleri ve TÜRKAK akreditasyon süreci de tam olarak bu tutarlılığı arar.
Hazırlık Adımları
Sağlam bir denetim hazırlığı şu adımları içerir:
- Kayıtları güncel tutun: Tüm kalibrasyonların eksiksiz ve tarihli olduğundan emin olun.
- Sertifikalara hızlı erişin: İstenen herhangi bir sertifikaya saniyeler içinde ulaşabilin.
- Referans cihazları kontrol edin: Kendi kalibrasyonlarının ve izlenebilirliklerinin güncel olduğunu doğrulayın.
- Personel kayıtlarını gözden geçirin: Yetki ve görev tanımlarının net olduğundan emin olun.
- Periyotları denetleyin: Süresi geçmiş veya yaklaşan kalibrasyonları önceden tespit edin; kalibrasyon periyotlarının belirlenmesi doğru yapıldığında bu kontrol kolaylaşır.
Bu adımların hepsi tek bir yazılımda toplandığında hazırlık ek bir yük olmaktan çıkar. Kalibranet, sertifika oluşturmadan TÜRKAK'a gönderime kadar süreci uçtan uca yönettiği için kayıtlar zaten denetime uygun biçimde, mükerrer giriş olmadan oluşur.
Sertifika Numarasını Önceden Rezerve Etmek
Denetim öncesi sık yaşanan sıkıntılardan biri, sertifikaların numara atama aşamasında beklemede kalmasıdır. Kalibranet, TBDS belge doğrulama sistemi ile entegre ASİST/TBDS bağlantısı sayesinde TÜRKAK'tan erken/rezerve sertifika numarası alabilir: numara daha taslak aşamasındayken rezerve edilir, taslaktan aktif sertifikaya geçiş ve TBDS etiket numarası sistem üzerinden yönetilir. Böylece belgeler eksiksiz ve numaralandırılmış olarak hazır bekler; denetimde numara boşlukları veya gecikmeleri yaşanmaz.
Denetim Öncesi Hızlı Kontrol Listesi
Yukarıdaki adımları somutlaştırmak için, denetimden hemen önce şu başlıkları tek tek işaretlemek son dakika sürprizlerini büyük ölçüde önler:
- Güncel ve tarihli doküman seti (prosedürler, talimatlar),
- Referans cihazların izlenebilirlik sertifikalarının geçerliliği,
- Kalibre edilen her ölçüm büyüklüğü için ölçüm belirsizliği hesabının hazır olması,
- Geçmiş düzeltici faaliyet kayıtlarının kapatılmış olması,
- Çevre şartlarının (sıcaklık, nem) kayıtlarının sürekliliği,
- Cihaz kimliği ile sertifikanın nasıl okunacağı ve sertifikaların birebir eşleşmesi.
Sık Karşılaşılan Eksiklikler
- Bulunamayan veya eksik sertifikalar,
- İzlenebilirliği güncel olmayan referans cihazlar,
- Kim tarafından yapıldığı belirsiz kayıtlar,
- Süresi geçmiş kalibrasyonların fark edilmemesi,
- Günlük kapasite sınırlarının aşılması.
Bu eksikliklerin büyük çoğunluğu kayıtların dağınık tutulmasından kaynaklanır. Aranabilir tek arşiv, otomatik periyot hatırlatmaları ve "TÜRKAK Bekleyenler" gibi toplu işlem ekranlarıyla taslak kalan sertifikalar gözden kaçmadan toplu olarak aktif edilebilir; toplu QR çekme ise belge doğrulamalarını tek seferde güncel tutar.
Personel ve Cihaz Kontrolleri
Denetimlerde dikkat çeken bir konu da kapasitedir: bir personelin ya da bir referans cihazın günde gerçekçi olarak kaç kalibrasyon yapabileceği. Denetçiler, beyan edilen iş hacminin fiziksel olarak mümkün olup olmadığını sorgulayabilir. Bu nedenle personel ve referans cihaz başına günlük kalibrasyon limitlerinin tanımlı ve kontrol altında olması önemlidir. Aynı şekilde endüstriyel ve biyomedikal kalibrasyon hatlarının tek panelden yönetilmesi, hangi personelin hangi hatta ne kadar iş yaptığının denetimde tutarlı biçimde gösterilmesini kolaylaştırır.
Denetime hazırlık, denetimden bir hafta önce başlamaz; her gün düzenli tutulan kayıtlarla zaten tamamlanmıştır.
Dijital Sistemle Denetime Hazır Olmak
Bir kalibrasyon takip yazılımı, denetime sürekli hazır olmayı kolaylaştırır: sertifikalar aranabilir bir arşivde toplanır, her kayıtta kimin işlem yaptığı ve tarihi tutulur, yaklaşan ve geçmiş kalibrasyonlar net görünür. Ayrıca personel ve referans cihaz için günlük kalibrasyon limitleri tanımlanır; limit aşımı otomatik engellenerek hem hatalar hem de denetimde sorun yaratacak tutarsızlıklar önlenir.
Kalibranet web tabanlı bir yazılım olduğu için sertifikalara ve kayıtlara internetin olduğu her yerden, her cihazdan 7/24 erişirsiniz; denetçi sahada bir belge istediğinde kurulum gerektirmeden tarayıcıdan aranabilir arşive ulaşır, ilgili kaydı kimin ne zaman oluşturduğunu ve QR ile TBDS doğrulamasını anında gösterirsiniz.
Böylece denetim günü, kayıtları toplamaya çalışmakla değil; hazır olan sistemi sunmakla geçer.