Kalibrasyon hizmetinde her iş bir teklifle başlar. Teklif yalnızca müşteriye gönderilen bir fiyat listesi değildir; hangi cihazın, kaç adet, nerede ve hangi kapsamda kalibre edileceğini belirleyen, sonraki her adımın dayandığı belgedir. Eksik ya da hatalı hazırlanan bir teklif; sahada yanlış planlamaya, faturada uyuşmazlığa ve müşteriyle gereksiz yazışmalara yol açar.
Bu rehberde iyi bir kalibrasyon teklifinin neleri içermesi gerektiğini ve adım adım nasıl hazırlanacağını anlatıyoruz. Her adımda, Kalibranet'in teklif ekranında bu işin nasıl yapıldığını da somut olarak gösteriyoruz.
İyi Bir Kalibrasyon Teklifinde Neler Olmalı?
Müşteriniz teklifi okuduğunda hiçbir soru işareti kalmamalıdır. Bunun için bir kalibrasyon teklifinde en az şu bilgiler yer almalıdır:
- Teklif numarası ve tarihi: Teklifin sonradan kolayca bulunabilmesi ve faturayla eşleştirilebilmesi için tekil bir numara.
- Müşteri ve yetkili kişi: Firma unvanı, gerekirse alt firma, teklifle ilgilenen yetkilinin adı ve iletişim bilgileri.
- Cihaz listesi: Her cihaz için adet, kalibrasyon yeri (laboratuvarda ya da yerinde) ve akreditasyon kapsamında olup olmadığı.
- Fiyatlandırma: Birim fiyat, satır toplamı, iskonto, KDV ve genel toplam.
- Sözleşme koşulları: Teklifin geçerlilik süresi, ödeme şekli, teslim ve sorumluluk koşulları.
- İmza alanları: Teklifi veren ve kabul eden taraflar için.
Adım 1: Müşteriyi ve Yetkiliyi Seçin
Teklife önce müşteriyi seçerek başlarsınız. Kalibranet'te müşteri (cari) seçildikten sonra varsa alt firma ve teklifle ilgilenecek yetkili kişi belirlenir. Listede olmayan bir alt firma ya da yetkili, teklif ekranından çıkmadan eklenebilir. Seçilen yetkilinin telefon ve e-posta bilgileri teklif belgesinde yer alır.
Teklif numarası otomatik verilir. Numara, kurumunuza özel önek, yıl ve sıra numarasından oluşur ve her yıl yeniden başlar. Böylece numara çakışması ya da atlanan numara olmaz; teklif ve faturanın eşleştirilmesi de bu numara üzerinden kolayca yapılır. Şubeli çalışan kurumlarda teklif ilgili şube ve şirket adına düzenlenir.
Adım 2: Cihazları ve Fiyatları Ekleyin
Teklifin kalbi cihaz listesidir. Kalibranet'te bir cihaz seçtiğinizde, cihaz tanımında kayıtlı olan birim fiyat, kalibrasyon yeri ve akreditasyon durumu satıra kendiliğinden gelir. Fiyatlarınızı her teklifte yeniden hatırlamak ya da eski bir tekliften kopyalamak zorunda kalmazsınız.
- Düzenlenebilir satırlar: Adet, birim fiyat ve açıklama her satırda değiştirilebilir; özel fiyat verdiğiniz müşteriler için birim fiyatı o teklife özel güncellersiniz.
- Toplu ekleme: Çok cihazlı tekliflerde aranabilir listeden birden fazla cihazı adetleriyle birlikte tek seferde eklersiniz.
- Sıralama: Satırları sürükleyerek müşterinin beklediği sıraya dizebilirsiniz.
Cihaz tanımlarındaki fiyatları güncel tutmak, tüm tekliflerinizin tutarlılığını sağlar. Bir cihazın fiyatını tanımda güncellediğinizde, sonraki tekliflere yeni fiyat gelir.
Adım 3: İskonto ve KDV Hesabını Doğru Yapın
Kalibrasyon tekliflerinde en sık yapılan hata iskonto hesabıdır. Müşteri çoğu zaman "yüzde şu kadar indirim" yerine "toplamı şu tutara yuvarlayın" der; bu durumda doğru oranı elle bulmak hem zaman alır hem kuruş farklarına yol açar. Kalibranet'te iskontoyu üç şekilde girebilirsiniz:
- Yüzde olarak: Genel iskonto oranını yazarsınız.
- Hedef iskontolu toplam olarak: KDV hariç ulaşmak istediğiniz tutarı yazarsınız.
- Hedef genel toplam olarak: KDV dahil ulaşmak istediğiniz tutarı yazarsınız.
Son iki yöntemde yazılım gerekli iskonto oranını kendisi hesaplar ve kuruş farkını son satıra yansıtarak toplamı tam istediğiniz tutara eşitler. KDV, teklifte kayıtlı oran üzerinden (varsayılan %20) hesaplanır. Kayıt sırasında satır ve genel toplamlar sunucu tarafında yeniden kontrol edilir; tutarsız bir toplamla teklif kaydedilemez.
Adım 4: Doğru Teklif Formunu Seçin
Endüstriyel kalibrasyon, muayene ve medikal hizmetlerin sözleşme koşulları birbirinden farklıdır. Kalibranet'te aynı teklif, ihtiyaca göre endüstri, muayene ya da medikal teklif formu olarak PDF'e dönüştürülür. Her form tipi için ayrı ayrı şunları ayarlarsınız:
- Sol ve orta logo, belge başlığı ve revizyon numarası,
- Müşteriyi karşılayan açılış metni,
- "Sözleşme Koşulları" metni (geçerlilik süresi, ödeme ve teslim koşulları burada yer alır),
- Tablo başlıkları, satır renkleri ve yazı renkleri dahil kurumsal renkleriniz.
Bu ayarlar şube bazında saklanır; bir kez tanımlanır, her teklifte otomatik kullanılır. Belgede şubenizin firma bilgileri, müşteri ve yetkili bilgileri, cihaz tablosu, ara toplam, genel iskonto, iskontolu toplam, KDV ve genel toplam ile teklifi veren ve müşteri için imza alanları yer alır.
Geçerlilik süresini ve ödeme koşullarını her teklifte elle yazmak yerine sözleşme koşullarına bir kez yazın; böylece hiçbir teklif bu bilgiler eksik çıkmaz.
Adım 5: Onay Durumunu ve Geçmişi Takip Edin
Gönderilen her teklifin akıbetini bilmek, satış takibinin temelidir. Kalibranet'te teklif durumu Beklemede, Onaylandı veya İptal olarak işaretlenir. Teklif üzerinden fatura kesildiğinde liste o teklifi otomatik olarak Tamamlandı gösterir; ayrıca işaretlemenize gerek kalmaz.
- Filtre paneli: Tarih aralığı ve durum (faturalanmış teklifler dahil) seçerek listeyi daraltırsınız; teklif numarası, müşteri ve personel adıyla arama yapabilirsiniz.
- Teklif notları: Müşteriyle yapılan görüşmeleri, pazarlık notlarını teklifin içine kaydedersiniz; not sayısı listede rozet olarak görünür.
- Teklif hareketleri: Teklifin ne zaman ve kim tarafından oluşturulduğu, hangi cihazların etiket numaralarıyla eklendiği ya da silindiği ve faturasının ne zaman hazırlandığı zaman sırasıyla listelenir.
Tekliften Sahaya: Görevlendirme Formu
Onaylanan teklifin sahaya doğru aktarılması gerekir. Kalibranet teklif üzerinden bir görevlendirme formu üretir. Formda doküman numarası, yayın tarihi ve revizyon numarası bulunur. Müşteri bilgilerinin altında her cihaz için cihaz adı, kalibrasyon yeri, akreditasyon durumu, belirtilen adet ve sahada doldurulacak yapılan adet sütunları yer alır. Formun sonunda genel koordinatör, kalibrasyon uzmanı ve firma için imza alanları vardır.
Muayene ve medikal işler için ayrı tamamlama formları da kullanılabilir. Böylece teklifte belirtilen iş ile sahada yapılan iş aynı belge üzerinde karşılaştırılır; fark varsa faturadan önce ortaya çıkar.
Tekliften Kalibrasyona ve Faturaya
Kalibranet'te teklif, sürecin geri kalanının başlangıç noktasıdır. Endüstriyel ve biyomedikal kalibrasyon kayıtları ilgili teklifin altında açılır; her ölçüm kaydı hangi teklife ait olduğunu bilir. İş tamamlandığında faturayı da aynı teklif üzerinden hazırlarsınız. Fatura ekranında teklif numarası ya da müşteri adıyla arayıp teklifi seçtiğinizde:
- Alıcının vergi numarası, unvanı, vergi dairesi, iletişim ve adres bilgileri,
- Teklif numarası ve tarihi (sipariş bilgisi olarak),
- Cihaz kalemleri (faturada görünecek hizmet adlarıyla) ve teklifteki iskonto
faturaya kendiliğinden gelir. Belge tipi (e-Fatura ya da e-Arşiv) müşterinin kaydına göre otomatik seçilir. Aynı bilgiyi ikinci kez yazmadığınız için teklif ile fatura arasında tutar ya da kalem farkı oluşmaz. Faturalama tarafının ayrıntıları için e-Fatura ve e-Arşiv rehberimize göz atabilirsiniz.
Teklif Raporlarıyla Satışı Ölçün
Tekliflerinizi tek tek takip etmenin ötesinde, toplu tabloyu görmek de önemlidir. Kalibranet'in teklif raporları ekranında tarih aralığı ve durum filtresiyle durum dağılımını, aylık teklif eğilimini, KDV ve iskonto eğilimini grafiklerle izlersiniz. Müşteri bazlı ve personel bazlı özetleri Excel olarak indirerek hangi müşterinin ne kadar iş getirdiğini, hangi satış personelinin kaç teklif hazırladığını görürsünüz.
Sık Yapılan Teklif Hataları ve Önlemleri
- Eski fiyatla teklif vermek: Fiyatların cihaz tanımından gelmesi, eski tekliflerden kopyalama alışkanlığını ortadan kaldırır.
- Kalibrasyon yerini ya da akreditasyon kapsamını belirtmemek: Bu bilgiler cihaz seçildiğinde satıra otomatik gelir.
- Yuvarlanmış toplamda kuruş farkı: Hedef tutar ile girilen iskonto, farkı son satıra yansıtarak toplamı birebir tutturur.
- Numara karışıklığı: Otomatik ve yıllık sıralı numaralama, aynı numaranın iki teklifte kullanılmasını engeller.
- Sözleşme koşullarını unutmak: Koşullar form ayarlarında bir kez tanımlanır, her belgede otomatik yer alır.
- Teklif ile fatura arasında uyuşmazlık: Faturanın tekliften otomatik doldurulması, iki belge arasında fark oluşmasını önler.
Kalibrasyon teklifinizi bu adımlarla hazırladığınızda teklif, yalnızca bir fiyat belgesi olmaktan çıkar; sahadaki işi, kalibrasyon kayıtlarını ve faturayı birbirine bağlayan bir yol haritasına dönüşür. Sürecin tamamını tek yazılımda nasıl yönettiğimizi kalibrasyon yazılımı sayfamızda bulabilirsiniz.